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Cas d'entreprise : Refonte des procédures QHSE via un Système de Management Intégré

vendredi 3 janv. 2020 - Par ISILOG

Ondulys, filiale du group VPK est spécialisé dans la production d'emballages en carton ondulé. En pleine croissance, l'entreprise a décidé de repenser ses procédures QHSE en les inscrivant dans un processus de management intégré. 

Responsable de l'optimisation industrielle au sein d'Ondulys, David Mathieu est en charge de la mise en place du projet. C'est à travers un contact régulier avec les responsables de site qu'il réussit à mettre en évidence une difficulté pour les managers. En effet, ces derniers sont souvent partagés entre leur tâches "coeur de métier"  et les tâches annexes : gestion prévisionnelle des RH, sécurité etc. qui sont gérés différemment par chacun, sans ligne directrice.

Faceà ce constat, les équipes décident d'homogénéiser les pratiques pour facilité la vie des salariés mais aussi remonter plus d'informations terrains afin d'obtenir des indicateurs plus fiable. L'objectif : avoir plus de transparence et gagner en productivité.

Pour lancer cette révolution interne, David Mathieu se met à la recherche d'un Système de Management Intégré,  permettant de standardiser les procédures QSE, mutualiser les moyens et professionnaliser certaines pratiques. 

A la recherche d'un logiciel à la couverture fonctionnelle très large

Par définition, le SMI intègre les différents systèmes QSE - management de la qualité, de l’environnement et de la santé et sécurité au travail - en se reposant sur les normes ISO 9001, 14001 et OHSAS 18001, mais aussi l’ISO 50000 ou la 26000 - management de l’énergie, de la Responsabilité Sociétale des Entreprises au service du développement durable."  explique David Mathieu. " Nous avions besoin d'une solution capable de se calquer sur ce mode de fonctionnement et de s'adapter aux spécificités de notre industrie "

Après étude du marché, la solution Normea (éditée par Isiware) est sélectionnée. Possédant dors et déjà une couverture fonctionnelle importante, elle répondait aussi aux critères de choix développés dans le cahier des charges, notamment en termes de personnalisation. De plus, l'apport d'une étude approfondie des besoin par les équipes d'Isiware a su prouver à l’entreprise que les développements nécessaires pour avoir une solution sur-mesure pourraient tout à fait être réalisés.

Un projet au long cours avec des résultats tangibles à moyen terme

Quatre ans après le démarrage du projet, Normea a déjà permis de mettre en place un certains nombre de process, notamment la mise en place de la notion de document unique. " Il existe donc maintenant une seule et même version de l’information. Elle est potentiellement accessible par tous, selon les droits utilisateurs et de différentes manières. C’est cette information qui fait foi et pas une autre. Dans les processus QSE, c’est une règle de base. " conclut David Mathieu.

De même, la gestion des accidents du travail passe dorénavant par Normea. Grâce à un workflow développé sur mesure pour Ondulys, le logiciel permet à la fois d'alimenter le côté administratif et le département qualité pour créer des plans d'actions nécessaires. Des modules de GED (Gestion des documents) et GPEC (gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences) ont aussi été implémentés.

" Ce projet est réellement au coeur des enjeux de l’entreprise. Nous procédons étape par étape. Comme nous le ferions pour le déploiement d’un nouvel ERP, nous sommes dans une logique agile et long terme. D’autant plus que chaque année, nous identifions de nouveaux besoins qui pourraient être intégrés aux workflows définis dans le logiciel. Finalement, il reste toujours un processus à optimiser...  "



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La société ISILOG est un des leaders historique de l’IT Management et de l’Asset Management mais également de la gestion technique du patrimoine. Sa solution IWS propose la gestion "prête à l’emploi" des processus ITIL ainsi que la gestion du parc immobilier, des locaux techniques et leur maintenance.

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