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L'automatisation de la gestion documentaire : une transformation bénéfique à toute l’entreprise

lundi 3 août 2020 - Par KENTIKA

Le monde de l’information et de la connaissance s’est profondément transformé ces dernières années. De nouvelles mutations sont en cours et sont amenées à s’accélérer dans les années à venir. Les anticiper est un devoir pour chaque professionnel, gestionnaire de l’information. Face à un flux croissant d’informations, rester bien informé est un défi qui requiert d’ores et déjà des automates puissants, à la fois de plus en plus polyvalents et de plus en plus précis dans leur capacité à apporter les bonnes informations, aux bonnes personnes, au bon moment. Les outils de l’infodoc sont naturellement capables de traiter ces volumes de plus en plus importants avec acuité. Automates de collecte et diffusion multicanal sont les deux piliers des solutions documentaires et de veille.

Automatiser pour faire face à des besoins croissants

On assiste depuis maintenant plusieurs décennies à une augmentation massive de la quantité d’informations brassées quotidiennement par les organisations. Si dans les années 1990, une base de données documentaire comportait en moyenne 3 000 références, dans les années 2000, ce chiffre grimpe pour se situer autour de 30 000 et de nos jours, ce sont plus de 100 000 documents que l’on retrouve en moyenne dans une base de données. Soit une augmentation de plus de 3 000 % en une vingtaine d’années !

En parallèle, nous assistons à une diminution conséquente du nombre de professionnels oeuvrant dans les services documentation. Les entreprises ne disposent donc plus toujours des ressources suffisantes en interne pour faire face à ce flux grandissant d’informations.

L’automatisation s’est ainsi imposée comme un impératif pour traiter ce flux qui n’est plus à la portée des moyens humains disponibles. Cette automatisation couvre les trois volets de la gestion documentaire : 

  • Acquisition : des automates sont chargés d’alimenter les fonds documentaires. Les professionnels, qui auparavant sélectionnaient les informations, déterminent aujourd’hui les sources et les filtres à activer.
  • Indexation : la préalimentation de méta-données couplée à des outils de recherche plein texte de plus en plus puissants a permis de réduire de manière drastique l’intervention humaine à cette étape du processus.
  • Diffusion : ciblée et précise via des alertes ; pertinente et tenant compte du profil de chacun lors de recherches sur le portail. L’introduction de nouveaux modèles de restitution permet à chacun d’intégrer l’exploitation des ressources documentaires dans son travail au quotidien. 

Automatiser pour faire évoluer les usages

Autre enjeu majeur de l’automatisation : élargir les publics. Si pendant longtemps les services documentation sont restés les principaux intervenants, la tendance a bien évolué ! Presque tous les services ont besoin d’accéder à des ressources documentaires afin de mener à bien leurs missions. Les services de veille sont particulièrement concernés par le sujet, de même que les services marketing, communication, qualité ainsi que juridique.

Utiliser un socle documentaire est structurant, mais ne doit pas devenir contraignant. La souplesse et l’adaptabilité sont des atouts majeurs pour créer un environnement documentaire efficace, accessible à tous. Les trois volets de l’automatisation - acquisition, indexation et diffusion - sont les leviers qui permettent d’atteindre ce haut niveau de productivité et de pertinence.

L’infobésité ajoute un défi de taille : celui du ciblage. Les sollicitations digitales se multiplient et il devient impossible de trier et hiérarchiser manuellement ce flux de données continu.

C’est là une des vertus de l’automatisation de la gestion documentaire : savoir distiller une information ciblée en fonction des préférences et des usages de chaque utilisateur, limitant ainsi le nombre d’annonces non pertinentes ou à priorité basse.

Un surplus d’informations non essentielles dans une base documentaire n’est pas nécessairement gênant, dès lors que la pertinence sait la reléguer en arrière-plan. En revanche, il est impératif ne pas encombrer les messageries d’emails inutiles qui, très rapidement, vont décourager les lecteurs.

Interconnecter les systèmes pour accélérer le partage des connaissances

La Gestion Électronique des Documents (GED) prend toute sa dimension lorsqu’elle est interconnectée aux autres applications. 

La messagerie des utilisateurs est souvent le premier point de contact avec la GED. Ils y retrouvent les nouveautés sur les sujets qui les intéressent et peuvent ensuite rebondir sur l’ensemble des ressources documentaires à leur disposition sur le portail. 

L’enjeu aujourd’hui est de faire communiquer habilement la GED et l’écosystème digital de l’entreprise. Applications métier, intranets et sites institutionnels peuvent ainsi bénéficier de la puissance des outils de la GED : recherches pertinentes, indexation plein texte, gestion fine des droits d’accès, etc.

Nativement décloisonnée, la GED centralise l‘information dans l’entreprise. Lorsqu’elle devient interconnectée, elle facilite le partage des connaissances au sein d’organisations qui se veulent toujours plus souples et collaboratives. Un atout majeur à l'heure de la transformation digitale et du développement du télétravail !


Par Gilles Batteux, CEO de Kentika



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