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Comment l'Institut de Biologie de Lille est passé des solutions Microsoft à ONLYOFFICE avec succès

L’Institut de Biologie de Lille - qui fait partie du CNRS (Centre National de la Recherche Scientifique) - compte parmi ses 300 collaborateurs et invités réguliers des métiers très variés : chercheurs, enseignants, étudiants regroupés autour de la recherche fondamentale en biologie dans les domaines de l’infectiologie, de la génétique du diabète et de l’obésité et de la cancérologie.

Dans leur fonctionnement quotidien, les employés créent, partagent et utilisent une multitude de documents bureautiques.

Avec l’avènement des outils collaboratifs, la problématique de la souveraineté et de la sécurité des données est de plus en plus posée. Jérémy Mathon, Administrateur Systèmes et Réseaux au sein de l’IBL, s’est mis en quête d’une solution alternative permettant de répondre aux besoins tout en respectant la nécessité de sécuriser les données. Retour sur le projet.

A la recherche d’une solution interopérable et hébergée localement

Jusqu’alors utilisateur de solutions collaboratives hétérogènes, l’Institut Biologique de Lille décide en 2018 de se mettre à la recherche d’un environnement de travail et de collaboration hébergé en interne. Le service informatique relève le défi et examine toutes les solutions existantes.

Notre premier critère était la possibilité d'héberger localement nos données afin d’assurer leur sauvegarde et garantir leur sécurité, compte tenu du caractère sensible des documents. L’Institut se compose de nombreux métiers différents, communicants avec une multitude d’organismes externes. La solution que nous recherchions devait donc être absolument interopérable avec la plupart des suites bureautiques du marché, mais aussi compatible avec tous les systèmes d'exploitation.

Notre choix s’est porté sur ONLYOFFICE : c’était la solution qui garantissait la meilleure compatibilité, la seule aussi facilement accessible depuis n’importe quel système d’exploitation que ce soit PC, Mac ou Linux ”, explique Jérémy Mathon, Administrateur Systèmes et Réseaux au sein de l’Institut Biologique de Lille.

Fin 2018, la version ONLYOFFICE Workspace (anciennement ONLYOFFICE Enterprise) - qui regroupe une suite bureautique en ligne couplée avec des outils de productivité - est déployée on-premise au sein de l’Institut Biologique de Lille.

Simplicité, efficacité, sécurité au rendez-vous

Après une phase d’ajustement réussie, la suite bureautique collaborative en ligne est déployée auprès des 250 collaborateurs de l’Institut. Pour accompagner la transition, l’équipe informatique met en place un suivi de projet sur le long-terme et prévoit un accompagnement au changement auprès des utilisateurs.

Proche des solutions classiques, l’ergonomie a été un atout considérable dans le déploiement d’ONLYOFFICE auprès des utilisateurs. Tout est pensé pour ressembler aux outils bureautiques connus, que ce soit l'interface, les onglets, les icônes ou la terminologie. La prise en main a été rapide et intuitive, ainsi que la découverte des fonctionnalités collaboratives disponibles qui répondaient à une vraie demande. Grâce à la gestion des droits d’accès très affinée, les échanges de documents se sont considérablement simplifiés. Que ce soit pour coéditer les documents lors du travail sur les argumentaires ou de la prise de note, donner l’accès aux documents à tous les membres de l’équipe pour qu’ils puissent les modifier au fur et à mesure de l’avancement des recherches ou encore partager une présentation avec un étudiant...

Aujourd’hui, ce sont plus de 500 documents de bureautique qui sont stockés dans la GED ONLYOFFICE. Le moteur de recherche et d’analyse ElasticSearch (développé par l’éditeur Elastic) intégré dans la solution offre un accès rapide à l’information que l’on cherche.

De par sa proximité avec le milieu académique, ONLYOFFICE réalise souvent des intégrations avec d’autres logiciels métiers comme ElasticSearch. La récente version intégrant aussi les modules complémentaires Zotero (logiciel de gestion de références gratuit) et Mendeley (logiciel de gestion bibliographique, destiné à la gestion et au partage de travaux de recherche) nous a permis de retrouver les fonctionnalités utilisées par les chercheurs ”, relate Jérémy Mathon, Administrateur Systèmes et Réseaux au sein de l’Institut Biologique de Lille.

Une migration sur ONLYOFFICE plus que réussie

La crise sanitaire actuelle a précipité le passage au télétravail en mars dernier. Le fait d’avoir une solution disponible en ligne et accessible à partir de n’importe quel navigateur a permis à toutes les équipes de l’Institut de continuer à travailler depuis leur domicile et sans arrêt d’activité.

La suite ONLYOFFICE a pris plus d’importance depuis le confinement . Nous avons été amenés à revoir nos méthodes de travail pour alterner entre le présentiel et le télétravail. Grâce à ONLYOFFICE, chacun de nos utilisateurs peut se connecter de chez lui via un PC ou une tablette en totale autonomie. L’interface est la même partout, la connexion est simple et sécurisée où que l’on soit. L’outil de messagerie instantanée intégrée directement à l’édition des documents nous a aussi permis de continuer à travailler ensemble et finalement à garder un lien social.

Nous avons très peu de retours des utilisateurs, ce qui est plutôt bon signe : que ce soit la GED ou la suite bureautique, les outils ont été complètement adoptés. Son utilisation nous permet d’être plus efficaces qu’avant. Aujourd’hui, ne plus utiliser ONLYOFFICE serait perçu comme un vrai retour en arrière contre productif ”, conclut Jérémy Mathon, Administrateur Systèmes et Réseaux au sein de l’Institut Biologique de Lille.


 


À propos de l’Institut Biologique de Lille :

  • Plus de 250 collaborateurs
  • 12 000m² de labo
  • 17 équipes de recherche
  • 24 années de savoir-faire
  • Composé de trois unités : CiiL (Centre d’Infection et d’Immunité) Onco Thai (Recherche en Oncologie) et Canther (Résistance aux thérapies contre le cancer)


A propos d'OnlyOffice

  • Solution développée par Ascensio System SIA, dont le siège est situé à Riga en Lettonie
  • 10 ans d’expérience et plus de 150 collaborateurs  
  • Plus de 100 partenaires technologiques
  • 7 millions d’utilisateurs à travers le monde
  • Des clients dans tous les secteurs d’activités : La Croix-Rouge Française, Oracle, Fujitsu, Ministère de l’intérieur Français, Deloitte, Suzuki, Augustus.


Contact Presse : Aude Staub - Cabinet Gtec - aude.staub@cabinet-gtec.fr 

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