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Le groupe Bernier anticipe la facture électronique obligatoire de 2023 avec Open Bee

Depuis septembre 2020, le Groupe Bernier, spécialisé dans la fabrication de cercueils, a adopté la solution Open Bee pour dématérialiser ses 400 factures clients mensuelles, ainsi que les bulletins de paie de ses employés. En effet, suite à la crise sanitaire et à l’approche de l’obligation légale de facturation électronique prévue entre janvier 2023 et 2025, l’entreprise a décidé d'accélérer en étendant le périmètre d’action de la solution à l’ensemble du groupe.

Un besoin de dématérialisation accéléré par la crise du Covid-19

Confronté aux problématiques du confinement de mars 2020, le groupe Bernier s’est rapidement retrouvé face à la nécessité d’envoyer ses 400 factures clients mensuelles par voie électronique. Afin d’être conforme au RGPD, mais aussi d’entamer une réelle démarche de dématérialisation, la décision a été prise de s’équiper d’une solution logicielle capable de répondre à ses besoins.

Le projet de dématérialisation des factures clients avait déjà été abordé, notamment avec l’échéance de 2023 qui impose leur digitalisation dans un proche avenir. La crise sanitaire a accéléré le projet puisque nous devions trouver un moyen d’envoyer des factures de la manière la plus simple et sécurisée pour nous et nos clients. Après avoir benchmarké plusieurs solutions, nous avons choisi de travailler avec Open Bee dont le logiciel était d’une part intuitif et simple d’utilisation, mais aussi très rassurant au niveau de ses certifications ”, explique Stéphanie Bernier, assistante‌ ‌de‌ ‌Direction‌ ‌du‌ ‌groupe‌ ‌Bernier‌ .

Après réflexion, l’entreprise décide de profiter de cette occasion pour dématérialiser en même temps les bulletins de paie et leur envoi. Après quelques jours de formation et un paramétrage réalisé par les équipes Open Bee, le logiciel est déployé en septembre 2020 au sein des services de direction générale, comptabilité et ressources humaines présents au siège social de l’entreprise.

L’identification visuelle pour simplifier la gestion des factures clients

La dématérialisation des factures est rendue possible grâce à un pré-paramétrage du module de capture, qui permet le repérage visuel et l’extraction des informations clés présentes sur le fichier PDF pour vérification. L’identification de ces données sert ensuite à classer automatiquement les factures dans les bons dossiers selon une arborescence préalablement définie, puis à les envoyer aux clients par voie électronique.

Le logiciel nous a permis de gagner du temps très rapidement ! Par exemple, pour les factures clients, il suffit de déposer un PDF global sur le portail Open Bee. L’identification visuelle s’opère automatiquement, identifie, classe et envoie automatiquement les factures.

De leur côté, les clients reçoivent une alerte email leur indiquant que le document est disponible dans leur propre coffre-fort numérique : libre à eux de les imprimer ou les archiver numériquement ”, relate Stéphanie Bernier, assistante‌ ‌de‌ ‌Direction‌ ‌du‌ ‌groupe‌ ‌Bernier‌.

La démarche de dématérialisation est appréciée des clients, notamment pour sa simplicité. La sécurité également : la création du coffre-fort numérique nécessite un processus d’authentification qui, une fois cette étape réalisée, permet aux clients d'accéder rapidement à leurs factures via une connexion sécurisée par mot de passe.

Productivité et sécurité au service de la performance de l’entreprise

Fournis par le cabinet comptable, les bulletins de paie du groupe Bernier bénéficient du même système de dématérialisation que la facturation client. Un système de workflow permet de faciliter les processus de validation entre le cabinet et l’entreprise.

Le fait d’offrir un coffre-fort numérique à nos employés est très important pour nous. C’est un avantage de leur permettre d’archiver leurs documents de manière sécurisée et toujours accessible. Ce qui améliore également la productivité des services comptables et RH qui ont évalué le gain de temps à une à deux journées par mois, ce qui représente un avantage considérable ! Sans compter les économies financières et la réduction de notre impact environnemental obtenu par la réduction des impressions et envois postaux

Du côté de notre image de marque, toutes ces évolutions nous présente comme plus modernes auprès de nos clients et de nos employés, ce qui est important quand on veut maintenir sa place de numéro 2 français ! ”, raconte Stéphanie Bernier, assistante‌ ‌de‌ ‌Direction‌ ‌du‌ ‌groupe‌ ‌Bernier‌.

Objectif 2021 : étendre la dématérialisation à l’ensemble du groupe

Compte tenu des avantages que nous tirons du déploiement de la solution Open Bee, nous avons l’intention d’étendre le périmètre de dématérialisation à toute l’entreprise. Nous sommes actuellement en train de nous structurer, notamment par rapport à nos filiales, au nombre de 12 aujourd’hui, pour fluidifier les processus administratifs internes .

Concrètement, l'entreprise envisage de simplifier la facturation pour les fournisseurs grâce à la création de workflows, de centraliser l’archivage des documents et de mettre en place la signature électronique.

Les factures fournisseurs pourront bientôt être automatiquement générées dans les écritures comptables et cela fait clairement partie de nos projets. Au fur et à mesure que nous découvrons le logiciel, nous identifions de nouveaux besoins, de nouvelles pistes, on peut dire que nous y avons pris goût ! ”, conclut Stéphanie Bernier, assistante‌ ‌de‌ ‌Direction‌ ‌du‌ ‌groupe‌ ‌Bernier‌.



À propos du Groupe Bernier :

Entreprise familiale créée en 1974, numéro 2 en France en termes de volume

CA Groupe : 31 M€

Spécialisé dans la fabrication de cercueils et la distribution d’articles funéraires

Usine implantée en Dordogne qui produit et commercialise 90 000 cercueils chaque année

12 implantations en France comptant 120 employés


À propos d’Open Bee :

Plus de 15 ans d’expérience dans l’édition de solutions logicielles de gestion de l’information

Siège situé en France

80 collaborateurs

Plus de 250 000 utilisateurs à travers de monde

Certification NF Logiciel Composant coffre-fort numérique d’AFNOR Certification, Labellisation coffre-fort électronique FNTC, conforme au RGPD


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