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Safic-Alcan leader européen de la distribution de produits chimiques, gagne 172 jours pour la production de ses données statistiques

Témoignage de Claire Fondville, DAF groupe adjoint, Anne-Marie Marias,
Contrôleur de gestion groupe et Jean-Philippe Michel, Responsable contrôle de Gestion & Credit Management au sein de Safic-Alcan. PILOTAGE BUDGÉTAIRE | REPORTING MENSUEL | BUSINESS INTELLIGENCE


Le groupe Safic-Alcan est l’un des leaders européens de la distribution de produits chimiques. Fondé en 1847, il est présent dans 35 pays à travers ses 35 filiales. Comme beaucoup de groupes internationaux, l’entreprise produit des reportings financiers mensuels à destination des actionnaires et du COMEX. Avec la croissance du groupe, ce reporting basé sous Excel est rapidement devenu chronophage. En s’appuyant sur la solution Gathering Tools, l’équipe Contrôle de gestion a automatisé et sécurisé la remontée des données. Safic-Alcan a ainsi réduit de 15 jours par mois la charge de production de ses rapports mensuels et a accéléré la production de statistiques commerciales. Retour sur ce projet avec le témoignage de Claire Fondville, DAF groupe adjoint, Anne-Marie Marias, Contrôleur de gestion groupe et Jean-Philippe Michel, Responsable contrôle de Gestion & Credit Management au sein de Safic-Alcan.

La génération de 35 reportings mensuels : des processus complexes

Depuis 2007, le groupe Safic-Alcan produit des reportings mensuels à destination de la Direction. Ces reportings sont publiés en deux temps : une première version en début de mois avec cinq indicateurs clés et ensuite un rapport plus complet mis à disposition du COMEX.

« Pour produire nos 35 reportings mensuels, nous avons besoin de collecter et consolider des milliers de données (chiffre d’affaires, marges, ventes intercompagnies, commissions, effectifs…) provenant de nos 35 filiales. Nous nous appuyons sur 17 correspondants locaux qui doivent fournir un travail de collecte et de saisie colossal chaque mois. Sans oublier les temps de contrôle et de consolidation effectués par les équipes du siège.

La collecte est difficile, car toutes les filiales ne sont pas connectées à l'ERP groupe, et utilisent leur propre système d'information. Il est compliqué de développer des connecteurs ou API adaptés à chacune. Depuis le siège, nous avions donc construit des tableaux Excel que chaque filiale devait remplir et nous retourner. Les équipes du siège passaient également beaucoup de temps à contrôler les données remontées, relancer les correspondants locaux et consolider les chiffres dans des reportings de synthèse. Avec la croissance du groupe, ces processus n’étaient plus envisageables  ».

Une automatisation qui capitalise sur l’existant

Pour plus d’efficacité, la direction financière du groupe s’est mise à la recherche d’une solution permettant de simplifier ses processus de collecte et de consolidation des données financières.

« Nous souhaitions un outil simple à utiliser et à prendre en main pour nos correspondants locaux. Gathering Tools reproduit fidèlement l'apparence et les fonctionnalités de nos fichiers Excel existants. C’est un gain de temps non négligeable. L’outil a vite montré ses autres avantages : connecté à notre système d'information, il permet de préremplir chaque document des données de fait et de référence pour chaque périmètre concerné, garantissant ainsi la qualité des données. De plus, les données collectées par les questionnaires étant stockées dans une base de données, cela nous a permis de créer une interface automatique avec notre système BI ».

15 jours de production gagnés chaque mois

L’équipe Contrôle de gestion de Safic-Alcan mesure très concrètement l'allègement de la charge de travail lié au déploiement de Gathering Tools pour ses reporting financiers.

 « Nous avons gagné en temps : les filiales, jusqu'à 15 jours de travail par mois sur l’ensemble des 17 utilisateurs, et pour les fonctions groupe, plus besoin de relancer les correspondants par email, car c'est paramétré dans l’application. De plus, l'application nous a permis de configurer des contrôles bloquants et des alertes. Pour les équipes de Business Intelligence, l’utilisation de Gathering Tools permet de produire des statistiques consolidées groupe à J+3, autant dire en temps quasi-réel. Avant, nous proposions les statistiques groupe sur une base semestrielle ».

L’appui d’un spécialiste du contrôle de gestion

Au-delà des fonctionnalités de l’outil, les équipes de Safic-Alcan ont fortement apprécié le suivi du projet et le support apporté par Gathering Tools.

« Les équipes de Gathering Tools n’ont pas seulement apporté une solution logicielle, mais bien une expertise pour nos métiers. Ils nous ont challengés et aidés à construire notre projet de A à Z. Cela nous a beaucoup plu. La preuve : nous souhaitons déployer l’outil pour notre processus pilotage budgétaire ».

À propos de Safic-Alcan :

Le groupe Safic-Alcan est l’un des leaders européens de la distribution de produits chimiques. Fondé en 1847, il est présent dans 35 pays à travers ses 30 filiales.

À propos de Gathering Tools :

Créé en 2003, Gathering Tools est un éditeur de logiciels spécialisé dans la collecte automatisée de données. Sa solution éponyme Gathering Tools a pour objectif de proposer une plateforme de partage et de consolidation de données, souple et évolutive, capable de s’adapter à tous les métiers de l’entreprise.

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