Logiciel GMAO :
le guide complet pour tout savoir

Qu’est ce que la maintenance industrielle ?

Avant de parler des logiciels de GMAO, une remise en contexte s’impose. La maintenance industrielle existe depuis maintenant plusieurs siècles, mais reste encore aujourd’hui source de confusions.

Concrètement, la maintenance industrielle correspond à l’ensemble des tâches visant à fiabiliser, réparer voire remplacer les différents systèmes de production d’une entreprise.

Mais au-delà de cette définition générale, il convient de distinguer deux grandes sous-catégories de maintenance industrielle, basées sur des principes diamétralement opposés.

La maintenance corrective

Ce premier type de maintenance est le plus ancien, et ne s’inscrit pas dans une approche de maintenance contrairement à ce que son nom indique. En effet, une opération de maintenance corrective se déroule toujours après qu’une défaillance ait été identifiée.

Il existe deux archétypes de maintenance corrective :

La maintenance curative

Cette forme de maintenance vise à réparer les dysfonctionnements, afin de redonner aux systèmes concernés leur état initial. Il s’agit donc d’une remise en état complète, qui découle d’une réflexion.

Par exemple, si une machine casse, de nouvelles pièces sont commandées (voire une nouvelle machine) afin de repartir sur du matériel neuf.

La maintenance palliative

Contrairement à sa cousine curative, la maintenance palliative a pour objectif de combler ou de limiter une défaillance aussi rapidement que possible. Les correctifs déployés sont généralement temporaires, dans l’attente d’une solution durable.

Par exemple, si une machine présente une fuite, un technicien de maintenance dans une approche palliative appliquera une “rustine” sur la brèche, jusqu’à ce qu’une pièce de rechange puisse être installée, ou la machine remplacée.

La maintenance préventive

Intéressons-nous désormais à la maintenance préventive, qui adopte une stratégie différente de son homologue corrective : il n’est plus question d’approche réactive, mais d’approche proactive. Autrement dit, l’enjeu principal est de limiter au maximum les probabilités de pannes ou de dysfonctionnements : vérifications, tests, rapports périodiques, les possibilités sont nombreuses.

La maintenance préventive systématique

En maintenance systématique, les techniciens effectuent leurs opérations de vérification en se basant sur des échéanciers définis au premier démarrage d’une machine, ou lors d’une révision.

Par exemple, contrôler le bon fonctionnement d’une machine tous les 6 mois pendant ses 5 premières années de fonctionnement, puis passer à un rythme plus soutenu en opérant cette même maintenance tous les 3 mois.

Ce mode opératoire est particulièrement utilisé sur des équipements à très forte valeur ajoutée, dont la défaillance peut être particulièrement problématique pour l’entreprise. Cette manière de procéder est extrêmement efficace, et tend à se généraliser dans le contexte d’industrie du futur.

La maintenance préventive conditionnelle

Dans le cas de la maintenance conditionnelle, les opérations de vérifications sont déclenchées suite à une remontée d’information(s) : capteur, observation d’un travailleur, mesure d’usure… Ces contrôles permettent de détecter les machines susceptibles de présenter des problèmes avant que ceux-ci n’apparaissent, et donc de considérablement limiter le risque d’arrêt.

Qu’est-ce que la GMAO ?

Acronyme de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, la GMAO renvoie à une méthode informatique servant à gérer et assurer le bon déroulement des opérations de maintenance de différentes machines.

Si le terme est aujourd’hui généralement utilisé pour parler des logiciels dédiés à la gestion de la maintenance, il faut savoir que la GMAO peut également renvoyer à un tableur (Excel, Google Sheet…) avec le même rôle.

Il existe aujourd’hui deux grandes familles d’outils GMAO : les logiciels de gestion de maintenance dédiés et les modules intégrés aux ERP (pour Enterprise Resource Planning en anglais ou Progiciel de Gestion Intégré en français). Les deux alternatives possèdent des caractéristiques qui leur sont propres, et se répartissent de nos jours la majorité des parts de marché.

À quoi sert un logiciel de GMAO ?

Une solution de GMAO est capable de remplir un large panel de missions autour de la maintenance. Mais quelles sont-elles exactement ? Voici une liste des fonctionnalités qu’il est courant de retrouver dans un logiciel de GMAO :

La gestion de la maintenance

Pas de GMAO sans la possibilité de gérer la maintenance des différents équipements. Ce type de module permet de garder une vue d’ensemble sur l’état actuel des machines ou d’avoir l’historique des précédentes interventions par exemple. La plupart du temps, des menus permettent également de distinguer la maintenance corrective de la maintenance préventive, avec toutes les informations associées.

La gestion des équipements

En complément de la gestion de maintenance, cette fonctionnalité peut-être considérée comme le “gardien du savoir” : inventaire des différents équipements, dates d’acquisition, caractéristiques, localisation dans l’entreprise… Elle renferme également l’intégralité de la documentation technique associée à chaque actif : plans, manuels d’utilisation…

La gestion des achats

Les outils de GMAO sont souvent équipés d’interfaces grâce auxquelles il est possible de commander directement depuis l’application, de suivre le statut des commandes, et les fournisseurs associés ou encore de retrouver des factures. C’est un gain de temps considérable par rapport à une gestion papier ou sur Excel !

La gestion des stocks

Les entreprises du secteur industriel sont pour la plupart confrontées à des enjeux logistiques au niveau de leurs stocks. Une solution GMAO dispose la plupart du temps d’un système d’inventaire et de gestion des stocks, via lequel techniciens et responsables de maintenance peuvent rapidement connaître la quantité restante de chaque élément défini : pièces de rechange, produits finis destinés à la vente ou fournitures administratives par exemple. De plus, certains logiciels de maintenance sont capables d’automatiser la partie réapprovisionnement, en déclenchant des commandes de façon autonome à l’atteinte d’un seuil critique. Cela évite aux opérateurs d’avoir à s’en occuper, avec pour effet de réduire le risque d’oubli et donc de rupture de stock.

La gestion des demandes et alertes

Le module des interventions figure parmi les plus importants d’une GMAO.
En effet, c’est lui qui permet au personnel de saisir une demande d’intervention, puis aux autorités compétentes de la valider ou non. Chaque demande validée se voit ensuite associer une date butoir et peut être trouvée rapidement parmi les autres grâce à un système de catégories et d’identifiants.

Plusieurs logiciels de GMAO proposent également le traitement des alertes provenant des systèmes eux-mêmes : certaines machines peuvent par exemple émettre une notification de dysfonctionnement si leur rendement baisse subitement, ou lorsqu’un dysfonctionnement est détecté. De cette manière, il est possible de rapidement attribuer la mission à un opérateur et de limiter les conséquences de l’incident.

La gestion de l’échéancier

Dans le cadre de la maintenance préventive systématique, chaque équipement se voit attribuer des dates de maintenances à intervalles réguliers. Si ce mode de fonctionnement est très efficace sur le papier, il nécessite une organisation rigoureuse pour être mené à bien. Les agendas individuels et autres classeurs introuvables n’étant pas toujours fiables, il est important de centraliser l’ensemble des échéances au sein d’un calendrier en ligne unique, accessible par l’intégralité du personnel concerné.

Le management du personnel

La dimension humaine est parfois sous-estimée en GMAO, à tort. Heureusement, la plupart des outils actuels proposent des modules dédiés au pilotage du personnel, pour techniciens de maintenance notamment. Les possibilités sont nombreuses (bien que variables d’une solution à une autre) : planning individuel pour chaque employé, feuille de temps pour les opérations, planification des tâches…

Logiciel GMAO : avantages et limites

Intéressons-nous désormais aux différents avantages offerts par les solutions de GMAO ainsi qu’aux inconvénients potentiels liés à leur utilisation. Dans le paysage industriel, la conduite du changement ne figure pas toujours parmi les priorités, et de solides arguments doivent donc être mis sur la table. Dans cette première partie, nous proposons un état des lieux des différentes forces de ces outils, puis nous en analyserons les faiblesses potentielles.

De nombreuses forces…

Diminution des risques et des coûts

Dans l’industrie, une panne ou une anomalie entravant le bon fonctionnement d’une machine peut rapidement avoir des répercussions financières sévères et impacter l’ensemble de la chaîne de production. Non seulement le rendement doit être revu à la baisse, mais l’acquisition des pièces de rechange (voire d’une nouvelle machine) a un coût non négligeable, auquel il faut rajouter le temps homme nécessaire.

L’utilisation d’un logiciel de GMAO permet de grandement réduire ces risques, en anticipant la plupart des dysfonctionnements, généralement avant qu’ils ne se produisent (échéancier, signe avant-coureur…). Les réparations et remplacements sont donc moins fréquents, avec pour effet direct une baisse des coûts non négligeables. Cette approche permet aussi de rehausser la qualité globale de la maintenance, et donc de rallonger la durée de vie de la plupart des équipements.

Accroissement de la sécurité du personnel

Un parc d’équipements vétuste peut entraîner une augmentation plus ou moins importante des accidents de travail au sein des locaux d’une entreprise : manque d’entretien, mauvaise visibilité sur les opérations à mener, machines en fin de vie non remplacée…
Un outil de GMAO centralise de nombreuses données qui permettent aux équipes d’immédiatement détecter les risques potentiels, mais surtout de déployer les mesures adaptées. Ce gain de sécurité est crucial pour le bien-être au travail des équipes, et doit donc être sérieusement considéré.

Agilité et flexibilité d’utilisation

La majorité des logiciels de GMAO proposent aujourd’hui une version nomade sous forme d’application à installer sur les mobiles ou tablettes. Le personnel concerné peut donc rester informé des alertes, demandes et mises à jour en temps réel, depuis n’importe quel endroit disposant d’une couverture réseau suffisante. Plus besoin de rester collé à l’unique poste de travail disposant de la licence. Les différents documents sont eux aussi accessibles partout, ce qui se révèle bien pratique pour consulter le plan d’une machine sur le terrain par exemple.

Respect des normes en vigueur

La réglementation sur le suivi et les contrôles devient de plus en plus exigeante au fil du temps. Cette évolution rend le suivi de maintenance de plus en plus compliqué avec des outils papier ou les tableurs auparavant largement utilisés.
Les outils de GMAO sont parfaits pour résoudre le problème, grâce à la centralisation des différentes actions à mener ainsi que leurs échéances. Il devient donc beaucoup plus simple d’attribuer le contrôle d’un équipement à un technicien de maintenance avec le savoir-faire adapté à la bonne date.

Optimisation de la communication interne

La disparité des informations est souvent à l’origine d’une mauvaise compréhension des équipes et d’un manque de coordination. Avec une solution GMAO bien déployée, chaque opérateur sait exactement ce qu’il doit faire, à quel moment et avec qui, grâce aux modules de gestion des flux notamment ?

Les pertes de temps en discussions inutiles sont donc drastiquement réduites et la communication entre les équipes devient plus efficace.

… Mais également quelques faiblesses potentielles

Le déploiement et l’intégration à l’écosystème existant

L’acquisition d’un nouvel outil demande parfois de l’installer correctement au sein du SI de l’entreprise. C’est une opération qui demande généralement l’appui de personnel spécialisé, dont le coût vient s’ajouter à celui de la solution GMAO. Heureusement, c’est une phase qui ne requiert pas un investissement en temps majeur dans la plupart des cas.

Il faut également prendre en compte la compatibilité avec l’infrastructure existante. Si aujourd’hui les logiciels de GMAO sur le marché peuvent s’adapter à de nombreux environnements, il arrive que l’intégration soit complexe, voire impossible. Ce point doit donc systématiquement être discuté en amont du déploiement avec l’intégrateur de logiciel GMAO.

La formation du personnel

Qui dit nouveau logiciel GMAO dit nouvelles interfaces et possibilités. Les équipes doivent donc apprendre à utiliser leur nouvel outil de travail. Ce temps d’apprentissage, plus ou moins long selon la complexité de l’outil et de la compétence individuelle de chaque collaborateur, est tout à fait normal, mais doit tout de même être pris en compte.

Pour compresser ce temps au maximum, des formations peuvent être effectuées par l’intégrateur ou une entreprise tierce.

Le coût

La question du prix d’un tel outil est inévitablement mise sur la table des discussions, très tôt dans le processus de sélection. C’est un enjeu majeur pour toute entreprise, qui doit être traité avec la plus grande attention. Il est vrai qu’un investissement de la sorte n’est pas anodin et que les tarifs peuvent largement fluctuer d’une solution à l’autre. Cependant, chaque entreprise n’a pas forcément des besoins identiques, et opter pour un logiciel ultra complet n’est pas toujours une bonne idée.
En revanche, un outil de GMAO mûrement choisi amortit en général très rapidement son coût d’acquisition, du fait de ses nombreux bénéfices pour l’entreprise.

À noter également que de plus en plus de prestataires proposent désormais des offres par abonnement mensuel (SaaS). Cette formule permet de considérablement alléger le coût initial chez les sociétés ne pouvant pas assumer un “trou de trésorerie”.

10 critères pour bien choisir son outil de GMAO

Le choix d’un logiciel de GMAO est une étape cruciale : une solution non adaptée ou mal conçue a en effet de bonnes chances d’avoir l’effet inverse de celui escompté, à savoir augmenter l’efficacité de l’entreprise.
Une fois que le cahier des charges est complet et définitif, il existe plusieurs critères de choix sur lesquels se pencher. Tour d’horizon de ces différents indicateurs.

La possibilité d’un outil SaaS

La flexibilité offerte par les logiciels GMAO SaaS (Software as a Service) est à considérer au moment du comparatif. Mise en place rapide, évolutivité de l’infrastructure, accès au logiciel depuis n’importe quelle machine, stockage sur des serveurs sécurisés…
Les avantages d’un tel modèle sont nombreux et confèrent une bonne agilité aux entreprises. Les outils installés (On-Premise) ne sont pour autant pas à écarter directement : c’est une formule qui possède également des avantages notables (accès sans Internet, données stockées en interne…), parfois plus adaptés aux besoins de certaines organisations.

La comptabilité mobile native

La plupart des utilisateurs d’une GMAO ont tendance à se déplacer pour effectuer leur travail, et ne restent pas devant un ordinateur toute la journée. En partant de ce principe, il est aujourd’hui impensable qu’un outil GMAO ne soit pas optimisé pour smartphones et tablettes.

Le prix d’une GMAO

L’acquisition d’un nouvel outil représente un investissement financier à ne pas négliger. Suite à la définition du budget, consulter différentes offres permet de se faire une première idée des tarifs pratiqués par les éditeurs de logiciels/intégrateurs. De manière générale, les tarifs d’un logiciel de GMAO sont situés entre 30 et 80 € par mois. Si une offre est proposée à des tarifs supérieurs, la prudence s’impose.

Mais bien d’autres éléments de comparaison entrent en ligne de compte :

• L’offre propose-t-elle une formule par abonnement ou un achat de licences ?
• Les tarifs affichés sur le site sont-ils “tout inclus” ? Licence, intégration, hébergement, support, mises à jour et maintenance…
• La souscription au logiciel de maintenance est-elle valable pour un nombre d’utilisateurs illimités ou non ? Nombreuses sont les entreprises qui omettent ce point, alors prudence !
• Un essai gratuit (ou tout du moins une démonstration) est-il proposé ? Un éditeur ou intégrateur confiant dans sa solution aura souvent tendance à mettre en avant cet aspect sur son site.
• Le contrat comporte-t-il une clause de révision des prix ? Une offre alléchante sur le papier peut tout à fait cacher un procédé marketing visant à augmenter les tarifs après un certain temps.

Les fonctionnalités du logiciel de GMAO

La capacité de la solution à répondre aux problématiques de l’entreprise fait partie des critères de choix principaux. Il s’agit de trouver le juste équilibre : trop peu de fonctionnalités risquent de ne pas couvrir l’ensemble des besoins, mais un trop grand nombre de possibilités auront pour conséquence un accroissement des coûts et potentiellement un plus grand temps d’apprentissage des équipes.

La simplicité d’utilisation et l’expérience utilisateur

Un logiciel de GMAO ne doit pas seulement être performant. Sa facilité de prise en main et l’appropriation par les équipes doivent aussi être vérifiées. Pour ce faire, les démonstrations et avis clients sont de bons moyens de se forger une première opinion.
Un outil trop complexe peut être préjudiciable pour les équipes, qui, à moins de recevoir une formation, perdront en productivité. Tout l’inverse de l’effet escompté !

L’interface est aussi très importante. Chaque fonctionnalité clé doit être rapidement accessible, et chaque menu suffisamment intuitif pour que les techniciens soient en capacité d’être autonomes rapidement.
Une solution de GMAO ne remplissant pas ces critères a toutes les chances d’être mal perçue par les opérateurs, qui devront par la même occasion suivre des formations supplémentaires.

Le stockage des données

Toute solution de GMAO contient de vastes quantités de données. Dès lors, la question de savoir où sont stockées ces informations prend toute son importance. Aujourd’hui, les outils GMAO en SaaS proposent souvent un hébergement 100 % sur le Cloud. Cette première option est intéressante dans la mesure où l’entreprise n’a plus besoin de se soucier de ses serveurs. De plus, elles sont accessibles partout à partir d’un périphérique avec un accès Internet, une véritable avancée à l’ère de l’usine 4.0. En revanche, la localisation des datacenters et leur niveau de sécurité doivent impérativement être abordés avec tout prestataire proposant ce type de service !

De l’autre côté, on retrouve la classique méthode de stockage en interne, sur les serveurs de l’entreprise. Bien que moins flexible que son homologue “externalisée”, elle reste plébiscitée par bien des sociétés qui souhaitent conserver un contrôle total sur leurs données.

La personnalisation du logiciel aux différentes activités

Chaque entreprise souhaitant utiliser un logiciel de GMAO n’a pas forcément des besoins identiques. La capacité de la solution à s’adapter à différents besoins, secteurs d’activité ou tailles de société est donc un critère à ne pas négliger. Il existe même des GMAO verticalisées capables de répondre à des enjeux très spécifiques. Bien que devant être auditées minutieusement, ces alternatives sont parfois plus intéressantes que les logiciels généralistes.

La connectivité de la GMAO au SI

Chaque logiciel de GMAO est basé sur une architecture unique. Il est donc courant que deux applications présentent des différences techniques pouvant avoir un impact sur leur intégration au Système d’Information de l’entreprise. De la même manière, il est indispensable de vérifier qu’une GMAO soit compatible avec les outils déjà utilisés : ERP, logiciel de comptabilité…
Mais la connectivité d’un outil de GMAO s’étend aussi à une nouvelle tendance de l’industrie du futur : l’IoT (Internet of Things ou Internet des Objets). Les chaînes de production comportent aujourd’hui un nombre croissant de capteurs et d’éléments capables d’être synchronisés avec une GMAO afin d’améliorer la maintenance préventive.
Dans ce contexte, il est donc intéressant de regarder quels sont les logiciels de maintenance dotés d’une telle connectivité.

L’évolution du logiciel au fil du temps

L’investissement dans une solution de GMAO doit se faire avec un regard tourné vers le futur. Aussi, se contenter d’un état des lieux de la solution au moment de l’achat n’est pas suffisant. Il faut également questionner le prestataire pour savoir si l’outil qu’il vous propose est mis à jour, à quelle fréquence, si les mises à jour se font automatiquement ou non et surtout si elles sont payantes… Un logiciel peu entretenu est rarement bon signe, et doit donc être considéré avec prudence.

La qualité du support proposé

Un des écueils courants dans le choix d’une GMAO est de ne pas accorder d’importance au service client proposé par l’éditeur de logiciel ou l’intégrateur. C’est pourtant un critère non négligeable ! Combien de temps est mis en moyenne pour répondre à une demande ? Un interlocuteur unique est-il dédié au contrat ? Ces questions doivent être abordées en amont de la prise de décision.
Pour avoir une idée plus générale de la qualité du support, il peut également être intéressant de rechercher des avis clients ou des retours d’expérience sur le site Internet des prestataires potentiels.

Pour aller plus loin, il est aussi possible de demander un SLA (Service Level Agreement au prestataire. Ce document est en quelque sorte la garantie écrite du niveau de service qui sera prodigué par le fournisseur pendant toute la durée de la collaboration.

Comment sélectionner son prestataire intégrateur GMAO ?

Intégrateur expérimenté VS nouvel entrant

Il s’agit de deux typologies de prestataires bien différentes, mais aucune n’est fondamentalement meilleure que l’autre. D’ailleurs l’ancienneté est désormais un critère assez peu représentatif, dans un monde où la technologie évolue de plus en plus vite.
Un intégrateur présent sur le marché des GMAO depuis longtemps possède souvent l’avantage d’une expérience plus poussée sur le ou les logiciels qu’il propose et ce, qu’il soit généraliste ou spécialisé. Son âge peut aussi être le signe d’un travail de qualité ou tout du moins d’une bonne capacité de résilience.

Cela dit, une jeune entreprise n’est pas à écarter d’office. Sa proposition de valeur peut parfois se montrer plus intéressante (ou plus adaptée à vos besoins), et ses tarifs sont susceptibles d’être plus faibles, dans une optique de pénétration du marché. Ses offres sont aussi susceptibles d’être plus innovantes (et donc de mieux répondre à des besoins précis). Par ailleurs, nouvel entrant ne rime pas forcément avec consultants inexpérimentés !

En résumé, le choix entre ces deux catégories d’intégrateurs se fait majoritairement en fonction de vos besoins et des offres proposées.

Privilégier la “proximité métier” (capacité à comprendre les besoins et à proposer un projet sur-mesure)

L’expérience “outil” est importante, mais la proximité métier doit aussi être évaluée.

La capacité d’un intégrateur à comprendre les enjeux spécifiques liés à un secteur d’activité reste en effet un critère d’évaluation majeur, il ne faut donc pas hésiter à en discuter avec les différents prestataires potentiels.

Se renseigner sur la santé commerciale des intégrateurs

L’habit ne fait pas (toujours) le moine. Dans le cadre d’un nouveau partenariat, il est tout à fait normal de chercher à évaluer la solidité financière des possibles prestataires, comme celle des éditeurs de logiciels de GMAO d’ailleurs.
Pour ce faire, il existe différentes possibilités, la plus courante étant de déposer une demande d’état d’endettement auprès du greffe du tribunal de commerce.
Il ne s’agit pas de tomber dans la paranoïa, mais plutôt de s’assurer que la collaboration à venir présente aussi peu de risques que possible d’être perturbée.

Demander des références clients

Au-delà des présentations commerciales et des échanges, un excellent moyen d’évaluer la qualité des prestations d’un intégrateur est de se renseigner à l’aide de témoignages, aussi appelés “success stories” ou “business cases”.
La parole des pairs est en effet un très bon indicateur, d’autant plus qu’elle se montre relativement fiable en B2B.
Ces contenus se retrouvent généralement sur les sites officiels des intégrateurs, mais peuvent aussi se situer sur des forums, des comparateurs ou d’autres sites Web comme IT Shaker.
Internet n’est cependant pas la seule option. Se renseigner directement auprès de confrères peut aussi être intéressant.

L’absence de telles références n’est pas rédhibitoire, mais doit être intégrée à l’équation.
En revanche, si les mauvais retours d’expérience s’accumulent, il est souvent préférable de s’orienter vers une autre société pour limiter les risques.

Dans certains cas, un intégrateur de solutions GMAO peut aussi proposer des visites sur site chez certains de ses clients, dans les usines notamment. C’est un moyen intéressant de voir le logiciel “en action”, mais également de discuter avec ses utilisateurs principaux.

Les phases d’intégration d’un logiciel de GMAO

Une fois que la solution a été choisie, le déploiement (qu’il soit effectué par un intégrateur ou en interne) doit nécessairement suivre plusieurs étapes, détaillées ici.
À noter cependant qu’en amont de l’intégration, avant même de choisir la solution GMAO, la rédaction d’un cahier des charges initial s’impose. Ce document, qui sert de socle à tout le projet, est d’une grande utilité, aussi bien pour l’entreprise client que l’intégrateur !

Remarque : un logiciel 100 % SaaS requiert généralement un processus d’intégration plus court, et ne comporte donc pas forcément toutes les étapes présentées dans cette partie.

La POC (ou Proof of Concept)

Certains éditeurs de logiciels et intégrateurs proposent une première étape de POC (Preuve de Concept), qui consiste à effectuer un test fonctionnel à échelle réduite de la solution choisie.
Concrètement, cela revient à configurer et déployer une version allégée du logiciel de GMAO pour confirmer sa pertinence vis-à-vis du client.
Ceci étant dit, une telle démarche est souvent payante, du fait de sa complexité.

Le “kick-off” du projet

Cette phase a tendance à être survolée dans les projets de GMAO, et est souvent à l’origine de retards dans la mise en place du logiciel. Pourtant, elle est nécessaire pour le bon déroulement de l’intégration.

C’est à ce moment que les premières réunions de travail sont lancées pour définir les limites du projet, ainsi que son déroulement global. C’est aussi l’occasion de poser des questions à l’intégrateur, ou de lui apporter des précisions sur certaines spécificités.

L’analyse fonctionnelle

Ce livrable est proposé par la plupart des intégrateurs et éditeurs de logiciels actuels. Cette analyse fonctionnelle découle des premières réunions et “brainstormings”, et présente les modalités finales du projet (délai de réalisation, itérations, acteurs, coût total…) en se basant sur le cahier des charges initial.

La conception de la GMAO

Véritable cœur de tout projet d’intégration, cette phase est souvent celle qui demande le plus de temps. L’intégrateur se charge ici de préparer la solution et de développer les éléments spécifiques afin qu’ils correspondent aux attentes du client.
Viennent ensuite le paramétrage et la création des accès pour les futurs utilisateurs.

Le livrable signant la fin de la conception est une “recette provisoire”. Elle doit permettre de vérifier que la GMAO est conforme aux attentes, mais aussi de mettre en avant les éventuelles contraintes.
Cette recette doit ensuite être validée par les deux parties avant le passage à l’étape suivante.

Les tests de l’infrastructure

Une fois la première version fonctionnelle effectuée en local, il est nécessaire de pratiquer plusieurs tests sur l’infrastructure : sauvegarde, accès, restauration d’usine, interface…
Après la résolution des éventuelles anomalies ou dysfonctionnements identifiés, une recette d’aptitude est produite pour attester du bon fonctionnement global de la solution sur l’infrastructure prévue.

Le déploiement et le démarrage

La dernière étape du projet consiste à intégrer la GMAO au sein du SI de l’entreprise. L’intégrateur doit ensuite vérifier que le déploiement n’a pas causé de problèmes et que la solution se comporte comme elle devrait une fois lancée.
Si de nouveaux dysfonctionnements sont identifiés, le déroulement de la phase est gelé, et une nouvelle itération commence, avec pour objectif de remonter à la racine des problèmes pour ensuite les éliminer.

La recette définitive est le dernier livrable du projet, et permet de certifier que le logiciel répond aux besoins initiaux. Elle est réalisée par l’intégrateur après quelques jours ou semaines après le démarrage de la GMAO et sert de conclusion au processus d’intégration.

La formation des utilisateurs, une étape à ne pas négliger

Le processus de formation vise à familiariser les principaux utilisateurs de la solution GMAO avec son fonctionnement. L’enjeu est de minimiser le temps d’apprentissage, afin que l’ensemble du personnel concerné puisse être autonome sur l’outil quelques jours après son déploiement.

Différents modules de formation sont souvent proposés par les intégrateurs (ou par d’autres organisations) afin de correspondre au degré de connaissance des différents utilisateurs et du niveau d’expertise à atteindre.

Cette partie dédiée à l’apprentissage est également sous-estimée par certaines entreprises, qui n’y voient que des coûts supplémentaires. Elle est pourtant particulièrement importante dans une optique d’appropriation du logiciel par les utilisateurs.
Un collaborateur non formé a tendance à perdre du temps sur l’outil, puis à s’en désintéresser petit à petit. Au final, un logiciel GMAO supposé décupler la productivité des équipes aura certainement l’effet inverse !
Pour éviter l’apparition d’une telle dynamique, des formations doivent être dispensées, d’autant plus que leur durée ne dépasse que rarement une journée et que les gains sont immédiatement observables.
Par la suite, le transfert de connaissances peut s’effectuer directement entre collaborateurs.
Enfin, des formations de remise à niveau peuvent également être envisagées après le déploiement d’une mise à jour importante sur l’outil, afin de minimiser son impact sur la performance.

Remarque : les utilisateurs sont susceptibles de formuler des retours d’expérience très intéressants à l’issue de la formation, qui peuvent ensuite être utilisés pour améliorer la solution dans une optique d’amélioration continue.

Les solutions de GMAO font aujourd’hui partie des outils de gestion par excellence dans l’industrie 4.0.
Mais entre un projet théorique et le lancement d’une telle solution, le chemin à parcourir n’a rien d’un long fleuve tranquille.
Ce guide ayant été conçu pour proposer un cheminement intellectuel efficace, nous espérons qu’il vous aura été utile.

Si c’est le cas, n’hésitez pas à le partager autour de vous !

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